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Entrevista con Grégoire Martin
Director de proyecto del diseño y construcción de CSSG GALILEO de Spie Batignolles
Para intercambiar ideas acerca de los desafíos que se han afrontado respecto a la gestión de la información del proyecto, entrevistamos a Grégoire Martin, Director de proyecto del diseño y construcción de CSSG GALILEO de Spie Batignolles.
¿Podría describirnos el contexto del proyecto de construcción CSSG GALILEO?
El Ministerio de Defensa Francés (Etablissement du Service Infrastructure de la Défense – ESID) convocó una licitación a finales de 2018 para el diseño, construcción y mantenimiento del Centro de Vigilancia de Seguridad (CSSG) del programa europeo de satélites Galileo. El Ministerio de las Fuerzas Armadas adjudicó a Spie Batignolles, diseñar y construir el edificio que albergará este centro de vigilancia.
Se trata de un proyecto de tamaño medio, pero de importancia estratégica. Congrega a múltiples participantes y empresas, y el centro cuenta con la homologación de la ANSSI (Agencia Nacional Francesa para la Seguridad de los Sistemas de Información) y medidas de seguridad Tempest.
Durante el año 2020, ¿cómo avanzó la etapa de diseño ante la situación cambiante de Covid-19?
El diseño fue validado según lo previsto justo antes del primer confinamiento, el 5 de marzo de 2020. Como estábamos asociados con varias organizaciones, ya trabajábamos de manera habitual de forma remota, lo que nos permitió limitar el impacto de los cambios en las formas de trabajo. Al llegar el confinamiento, aún nos quedaba por completar la fase de diseño inicial, diseño de detalle y la selección de proveedores del proyecto. ¡La obra se inició acto seguido de forma remota!
Los plazos eran muy estrictos, pero a pesar del cambio de situación, conseguimos empezar las obras a tiempo.
«Si no hay una comunicación eficaz en este tipo de proyectos, ¡resulta imposible cumplir los plazos!»
En este proyecto, ¿cuáles son los desafíos de la gestión de la información?
Es necesario tener en cuenta el contexto: nos encontrábamos ante un proyecto de diseño-construcción-mantenimiento de tamaño medio. No existía un administrador o supervisor de documentos dedicado a la gestión de datos e información. Por ello, nos enfrentábamos a grandes retos para garantizar la eficacia de las soluciones y organización implementadas. Necesitábamos estructurar la información importante y nuestras interacciones con el cliente, pero conservando también la agilidad operativa.
Por eso generamos un sistema de gestión de la información en tres niveles.
El primer nivel sirvió para intercambiar información no estructurada, en fase inicial, sobre todo internamente. Con ese fin, utilizamos una solución de intranet clásica. El segundo nivel fue una plataforma sencilla para compartir información sobre las maquetas digitales, siempre con carácter preliminar.
El tercer nivel resultó el más crítico: el CDE (Entorno Común de Datos) de Thinkproject a través de su plataforma TP CDE. La solución, así como su configuración y procesos, se definieron con el cliente al principio del proyecto.
La solución constituirá un repositorio central con toda la información importante relativa al proyecto y gestionará los flujos de validación y difusión. Es el espacio de trabajo del proyecto que centraliza las comunicaciones y organiza y codifica la información de forma continua. Los usuarios cargan los documentos y la dirección del proyecto se ocupa de la aprobación. A continuación, la información se envía al contratista principal interno o al arquitecto para su validación.
«En proyectos como éste, el desafío es encontrar el equilibrio adecuado entre formalismo y agilidad».
¿Podría compartir algunas de las lecciones aprendidas con nosotros respecto de esta experiencia?
Desde el principio, identificamos la necesidad de combinar formalidad y eficiencia. Este equilibrio puede variar obviamente en función de la madurez de los documentos, los requisitos contractuales, la necesidad de intercambiar ideas con el cliente o de consolidar datos para el resto del proyecto.
Durante el transcurso del proyecto, continuamos abogando por este enfoque en función de las nuevas necesidades. Por ejemplo, hemos creado un nuevo estado, «aprobado sin comentarios con observaciones», para ciertos documentos no críticos. El documento tiene algunas objeciones, pero su progreso no se ve obstaculizado; así se evita volver a partir de cero en el proceso. La solución TP CDE es configurable y permite realizar ajustes durante el proyecto. ¡Es un verdadero punto a favor!
La adopción de las herramientas por parte del cliente también es un desafío. No basta con que tengan acceso, es necesario compartir y comunicarse respecto al uso, al aprovechamiento y los beneficios que puede obtener de la solución. Recordemos que la gestión electrónica de documentos también es importante en la dirección del proyecto y el control de los plazos de entrega y aprobación.
El reto de usar la herramienta también afecta a todos los participantes en el proyecto. Por ejemplo, hemos cambiado la información de los correos electrónicos para hacerlos más intuitivos y estandarizar los filtros. En retrospectiva, aconsejo configurar las alertas desde el principio para que sean sistemáticas.
A veces, por querer dar demasiada información se puede perder eficiencia. ¡Éste es uno de mis desafíos diarios! A los participantes les puede llevar tiempo comprender correctamente la codificación del Ministerio de las Fuerzas Armadas: la aplicación de filtros profesionales ayuda a los usuarios a adquirir las mejores prácticas en el día a día.
«Hacer que la información esté disponible no es suficiente. El acceso debe ser sencillo e intuitivo para llevar a cabo un uso coherente de la solución».
Conclusión: lo esencial es encontrar y aplicar una solución y estructura que mejor se adapte al proyecto y a la obra. Los retos no son los mismos para un proyecto de 20 millones de euros que para uno de 500 millones, tampoco los plazos. En una obra de tamaño medio, hay que tener en cuenta los recursos disponibles y los requisitos para poder dar una respuesta rápida. En ese aspecto, Thinkproject realmente me escuchó y entendió los requerimientos del proyecto.