Le changement est une chance

Bauwens a choisi Thinkproject pour numériser et uniformiser ses modèles, plans et documents, et accroître ainsi son efficacité interne et externe. 

Uniformiser les processus avec Thinkproject

Projet

Entreprise familiale, Bauwens a démarré ses activités depuis près de 150 ans et a toujours été ouverte au changement, voyant en lui une opportunité. Bauwens contribue à des projets de construction dans les secteurs commerciaux, hôteliers, résidentiels et des bureaux. Un peu plus de 50 % de ses projets sont le fruit d’un développement interne, le reste venant de mandats du marché libre.  

Dans l’industrie de la construction, Bauwens se distingue à de nombreux égards d’un service provider classique de taille moyenne. « Nous considérons la transition numérique comme l’opportunité décisive de notre époque, capable de créer un changement positif durable. Nous concentrons ainsi notre développement stratégique sur l’examen minutieux de notre culture d’entreprise et sur l’enrichissement continu de notre expertise », indique Holger Siebel, responsable du service d’architecture. 

  • « Il y a toujours des défauts visibles immédiatement, qui peuvent ainsi être rapidement corrigés avant d’avoir de coûteuses conséquences. Il suffit de les identifier et de les documenter à temps. »
    Holger Siebel
    responsable du service d’architecture
  • « Les consultants de Thinkproject ont compris nos besoins et, ensemble, nous avons su allier efficacement logiciel et processus. Cela est indispensable au contrôle simultané des quelque 40 projets. La numérisation présentant son lot de problèmes complexes, il est agréable de pouvoir se reposer sur le fonctionnement fiable de Thinkproject. »
    Holger Siebel
    responsable du service d’architecture
La numérisation, facteur de changement

Défi

Considérant la numérisation comme un facteur de changement positif, Bauwens a exigé que ses projets soient gérés de manière transparente, afin de garantir des processus aussi fluides que possible. À la base de toute transparence se trouve un processus bien pensé, accompagné d’une gestion intelligente des données. 

Bauwens se penche depuis longtemps sur l’amélioration de la transparence : comment les plans et documents actuels peuvent-ils être transmis à temps aux participants internes et externes au projet ? Comment stocker les informations sur Internet et assurer un accès sécurisé à toutes les personnes autorisées ?  

Une chose était sûre : un logiciel ne pouvait être à lui seul la solution. Même la meilleure salle de projet virtuelle ne suffit pas à instaurer la transparence nécessaire si elle ne s’accompagne pas d’un ensemble de règles concises pour les processus et désignations internes. Le non-respect de ces règles rend tout logiciel superflu. 

En résumé, Bauwens avait non seulement besoin d’une solution logicielle, mais aussi de soutien dans l’intégration et l’adhésion des équipes de projet, afin de tirer pleinement parti des atouts de la solution. 

Dans sa quête de l’option répondant au mieux à ses exigences, l’entreprise a obtenu un aperçu du logiciel disponible existant. Toutes les solutions présentaient des avantages et des inconvénients. Finalement, Bauwens a porté son choix sur le leader du marché : Thinkproject. 

Le changement est inévitable

Solution

Bauwens a développé une nomenclature pour les noms de fichiers, qui est utilisée dans le module FORMS & PROCESSES de sa solution Thinkproject Document & Communication Management, afin de s’adapter pleinement au nouveau logiciel. Les 36 caractères renferment de nombreuses informations sur le projet : type de fichier, contenu du fichier, version, etc. 

Il fallait néanmoins que les utilisateurs comprennent et saisissent l’importance de ce langage commun. Les employés Bauwens ont ainsi eu accès à un concept de formation dédié, le Centre of Excellence, où des ateliers ont été organisés avec l’équipe Thinkproject pour faciliter le déploiement réussi du logiciel dans l’entreprise. Tout nouveau participant à un projet Bauwens peut désormais être aisément intégré. 

L’efficacité des processus est essentielle à la réussite d’un projet. Bauwens voulait que les processus de planification, de documentation et de gestion des défauts soient standardisés pour tous les projets. Thinkproject a créé l’uniformité, augmentant ainsi la qualité des données et contribuant à la facilité d’utilisation. Cela a permis de réduire considérablement le nombre d’heures de formation nécessaires. 

Chaque projet de Bauwens présente des exigences propres : Thinkproject maintient donc un contact étroit avec Bauwens, afin d’assurer la pertinence constante du langage commun. « Nous nous réunissons tous les trois à six mois et vérifions que tout reste adapté. Lorsque cela ne fonctionne plus, nous devons trouver des nouvelles solutions », explique Holger Siebel. 

Avant que Bauwens ait recours à Thinkproject, une cartographie établie du processus était réalisée, ce qui est plutôt inhabituel pour une entreprise de taille moyenne. La création d’une carte de projet numérique constituait un point important de cette cartographie. Avec cette étape supplémentaire, instaurer une salle de projet est une évidence. 

Outre la gestion des plans, des documents et des modèles, Bauwens adopte également une gestion des défauts dès le début de tous ses projets de construction, ce qui est encore simplifié par l’application mobile de Thinkproject. Les défauts peuvent ainsi être repérés et enregistrés sur place, même en l’absence de connexion Internet, puis automatiquement synchronisés dès que l’appareil est en ligne.

Développement et assistance

Résultat

Aujourd’hui, Bauwens coordonne les nouveaux projets et les tâches d’assistance dans le cadre de réunions hebdomadaires suivies et documentées dans Thinkproject, ce qui lui assure la stabilité et la sécurité tant recherchées. 

Les processus simples instaurés engendrent un environnement moderne basé sur la technologie, pour la plus grande satisfaction des participants au projet.  

Les prochaines étapes pour Bauwens consistent à simplifier d’autres processus : modèles de construction numériques, coordination, collaboration, visualisation, standardisation et rationalisation. Là encore, Thinkproject lui apportera son soutien. 

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