Gestion des factures et des documents avec Thinkproject

Börseplatz 1

Projet

L’ancienne K.K. Telegrafen Centrale est un bâtiment classé, conçu à l’origine par l’architecte Winterhalder et le constructeur Kaiser en 1872, avec des extensions supplémentaires réalisées par l’architecte Fassbender et achevées en 1907. Sa conception inspirée de la Renaissance italienne et sa stature imposante (quatre étages) en ont fait un point de repère facilement reconnaissable dans le paysage viennois. Utilisé à l’origine comme centre de communication, avec environ 800 fonctionnaires travaillant à l’intérieur, le bâtiment connaît une nouvelle vie.

En 2019, après d’importants travaux de revitalisation, ce bâtiment historique entrera dans sa nouvelle phase en tant que complexe résidentiel. Composé de 39 appartements en pleine propriété financés par des fonds privés, la société de développement Börseplatz 1 a pour objectif de restaurer le bâtiment dans le respect de l’histoire.

Défis

Comme pour tout projet concernant un bâtiment classé, il y a des défis uniques à relever auxquels les nouvelles constructions ne sont pas confrontées. En collaboration avec le Bureau fédéral des monuments, un catalogue complet de mesures a été établi pour garantir l’exactitude historique et l’intégrité du bâtiment. Ces mesures concernaient les principaux éléments de la construction, tels que la façade, ainsi que les types de matériaux pouvant être utilisés.

Naturellement, chaque étape des travaux de revitalisation devait être approuvée et passer devant les organismes d’inspection, ce qui implique un processus administratif lourd qui demande de l’attention et des efforts.

Les solutions

L’équipe de projet de la Börseplatz 1 a trouvé une solution viable en associant la gestion des factures de Thinkproject à l’application de veille stratégique Crystal Report. Grâce aux fonctions de gestion des factures et des demandes spéciales de Thinkproject, les processus d’approbation et de vérification sont numérisés et accélèrent considérablement les longs processus d’approbation. L’attribution de droits au sein de la plateforme permet de définir précisément l’accès des entreprises participantes.

Résultat

Les factures entrantes sont automatiquement enregistrées, reconnues dans Thinkproject et transmises via des flux de travail aux bons processeurs pour vérification de la facture. Ce processus comprend également un rapport Crystal. Les données des factures sont intégrées et mises à jour de manière dynamique et peuvent être imprimées sous forme de fichier PDF directement à partir de la plateforme du projet.

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