Le Conseil s’est recentré sur un ensemble de valeurs revigorées pour mener à bien sa mission: Proactivité, Appartenance, Collaboration, Livraison et qualité, Centré sur le client et Intelligence des données.

Révision des flux de travail et de la visibilité

Le Conseil s’est chargé de réviser les flux de travail afin de combler les lacunes identifiées et de mettre en œuvre les améliorations nécessaires pour devenir plus proactif dans la gestion du travail, améliorer la visibilité du Conseil et des clients sur l’avancement des travaux et mieux comprendre les besoins liés au cycle de vie des actifs. Les exigences opérationnelles ont été revues pour adapter le modèle de contrat au système de planification des ressources de l’entreprise du Conseil afin de mieux gérer et automatiser les processus et les ressources. Ils ont également restructuré le modèle d’exécution des contrats d’entretien des routes afin d’assurer la cohérence, la qualité des données et la normalisation sur un modèle de travail unique.

Performance opérationnelle

Des mesures de la performance opérationnelle doivent être établies pour toutes les activités cycliques réalisées par les prestataires, le Conseil introduisant des pénalités financières à risque si les mesures de performance ne sont pas respectées. Les audits sur le terrain devaient passer des inspections sur papier à la solution Thinkproject Asset Management afin de réduire les efforts et de permettre des audits considérablement plus importants. Les audits de bureau devaient être introduits pour contrôler les temps de réponse et l’utilisation des données GPS pour des tâches spécifiques basées sur la qualité, telles que la couverture et la vitesse du réseau.

Data 360⁰

À l’époque, Thinkproject avait entamé la migration du système de l’Asset Management Citrix vers la nouvelle plateforme Asset Management HTML, ce qui nécessitait un réapprentissage des comportements. Le Conseil a jugé nécessaire de créer un groupe régional d’utilisateurs de la gestion des actifs pour les autorités de contrôle des routes et ses sous-traitants afin de fournir une direction unifiée et une boucle de retour d’information, et d’utiliser le groupe pour soutenir la migration vers HTML.

Un changement majeur a nécessité une implication importante des parties prenantes

La réorganisation des flux de travail du Conseil a nécessité l’engagement total de son personnel, de ses contractants et de ses fournisseurs pour en assurer le succès, ainsi qu’une approche intuitive de la gestion du changement.

Collaboration, intégration, clarté

L’introduction d’un modèle de gestion des risques, de nouveaux processus de bout en bout pour faciliter la gestion des flux de travail, d’un entrepôt de données pour l’établissement de rapports et le passage à Microsoft Power BI ne sont que quelques-uns des nombreux résultats clés. L’engagement des parties prenantes, la collaboration, le partage des connaissances et la formation ont été au cœur du projet.

Des cadres de performance robustes ont été mis en place et soutenus par un audit utilisant le module d’inspection Thinkproject Asset Management avec toutes les activités cycliques et le reporting des mesures clés et des temps de réponse via l’entrepôt de données.

La capacité de Thinkproject à intégrer la fonctionnalité de gestion des actifs dans le système d’entreprise SAP a joué un rôle clé dans la visibilité du reporting pour un financement accru à travers le Conseil, aidé en outre par l’utilisation du module Budget pour la budgétisation et le suivi.

Notre source unique de vérité

Des flux de travail ont été introduits pour approuver les estimations avant de les accepter dans le programme de travail, pour approuver les changements d’autorité et les contrôles, et pour produire une programmation structurée. Tous ces éléments ont permis au Conseil d’agréger et de hiérarchiser les travaux afin de satisfaire les clients.

Un champ de défaut géolocalisé a été introduit sur la plateforme pour fournir un autre processus de priorisation des travaux, ainsi que la capacité de réclamation automatique, rationalisant davantage les processus à la fois sur le terrain et dans les bureaux.

Les changements apportés par le Conseil ont permis de mieux comprendre les zones d’ombre et les lacunes des données. Leurs nouvelles exigences contractuelles renforcent et intègrent l’utilisation de Thinkproject Asset Management comme source unique de vérité pour toutes les parties prenantes.

“Thinkproject nous a apporté une aide précieuse tout au long du projet pour s’assurer que la fonctionnalité de gestion des actifs fonctionnait comme nous le souhaitions. L’ergonomie s’améliore constamment sur la nouvelle plateforme Asset Management HTML. “

Des avantages inestimables pour de meilleurs résultats.

Le Conseil a bénéficié d’avantages inestimables et de meilleurs résultats commerciaux grâce à ces développements et à son approche de la gestion du changement. Des améliorations ont été constatées dans les domaines suivants : les temps de réponse, les niveaux de service, la qualité et les coûts au bénéfice de toutes les parties prenantes.

La performance.

En ce qui concerne les performances des contractants, il est essentiel de s’assurer des résultats et de la valeur des travaux d’entretien à prix forfaitaire, ainsi que de l’aspect pratique de la visualisation de tous les travaux dans la même zone.

Pour le Conseil, le fait de disposer d’un ensemble de normes internes pour tous les contrats en vue d’un alignement et d’une analyse cohérents signifie qu’il a considérablement amélioré l’exécution du programme, passant de moins de 30 % de travaux achevés chaque mois à plus de 90 % de travaux achevés chaque mois, en plus de pouvoir facilement comparer les prévisions par rapport à la réalité.

Le budget n’est plus un objectif à atteindre pour réaliser le travail, mais le travail est désormais exigé dans le cadre du budget.

Le Conseil procède à un audit systématique de la qualité des travaux planifiés et réactifs afin d’atteindre et de confirmer les niveaux acceptables avec une évaluation de la reconnaissance de la qualité.

Thinkproject Asset Management offre au Conseil une vision globale, un système qui s’intègre plus facilement et qui favorise l’apprentissage et une meilleure efficacité sur le terrain.

Les résultats du projet et de la solution ont permis d’améliorer les informations fournies au Conseil et à ses clients, le public, concernant l’avancement des travaux et d’améliorer l’intégration des contrats de maintenance avec les systèmes de reporting et d’analyse géospatiale du Conseil. En outre, il a amélioré la visibilité géospatiale pour le personnel du Conseil sur l’activité et les dépenses des actifs, ainsi que la qualité des données pour permettre une meilleure analyse comparative et des comparaisons entre les contrats. Grâce à l’intégration entre SAP et la plateforme, elle gère chaque mois 6 000 défauts et les réclamations associées, les numéros de commande SAP étant enregistrés à des fins d’audit et de conformité.

Le Conseil atteint désormais plus de 90 % des travaux inspectés, estimés et soumis au programme de travail chaque mois, et plus de 90 % des travaux du programme de travail achevés chaque mois.

Un résultat bien supérieur à la situation qui existait avant la révision. En réalisant le véritable potentiel de la fonctionnalité de gestion des actifs et en adoptant une approche méthodique et intuitive de la gestion du changement, le Conseil a optimisé la gestion et la maintenance de ses actifs pour plus de performance, d’efficacité et de satisfaction du client.