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Interactions et différences entre un CDE et une solution de Contract Management
Les documents qui transitent entre les intervenants des projets de construction sont diversifiés et touchent des domaines très différents : Contrats, livrables, plans, documents techniques, documents administratifs et RH, documents contractuels, documents financiers… Au-delà des documents, l’information prend aussi de nombreuses autres formes : e-mails, données, maquettes BIM…
La gestion et le partage de ces informations pendant tout le cycle de vie de l’infrastructure, et avec tous les corps de métier, est centrale pour la réussite des projets de BTP. Plusieurs types de solutions informatiques accompagnent et facilitent la circulation, le traitement, l’harmonisation et la collaboration autour de cette masse de données hétérogènes.
Deux solutions en particulier se dégagent sur des facettes différentes du projet : les Environnements de Données Commun ou EDC et les solutions de Contract Management. Dans ces deux cas, il s’agit bien de gestion de l’information liée au projet, cependant, leurs rôles et leurs bénéfices opérationnels diffèrent !
Les rôles de l'EDC et du Contract Management
La première réaction est souvent de vouloir stocker tous les documents dans un outil de gestion de documents unique. Cependant les besoins des différents « consommateurs » des différents types de document n’est pas la même et la configuration, l’utilisation, le maintien de cette solution unique devient complexe voir conduit aux rejets des utilisateur. La mise en place de solution dédiée par famille de documents/métiers arrivent donc très naturellement. Cependant les différentes documents/données sont liées entre elles et les intervenants doivent d’accéder à des solutions logicielles variées en se connectant à de multiples plateformes. Il leur est alors difficile de trouver la bonne information au bon moment et d’être certain de sa fiabilité. Est-elle dupliquée dans un autre outil ? Est-ce la dernière version ? Quelqu’un d’autre travaille-t-il sur le même document
L’Environnement de Données Commun répond à cet enjeu. Il est le dépositaire central de toutes les informations techniques relatives aux projets. Il fournit un point de vérité unique et facilite la collaboration tout en évitant la duplication des données et les erreurs. Il simplifie donc le travail de tous les acteurs en rassemblant et en connectant les données des projets en un seul endroit.
Le respect des délais de livraison, du cadre budgétaire, des exigences contractuelles et la maîtrise des litiges sont aussi des enjeux reconnus des projets d’ingénierie et de construction. Les solutions de Contract Management ont ainsi pour premier objectif d’apporter des réponses à la maîtrise des contraintes administratives et légales des contrats de construction.
Elles doivent pour cela gérer l’exhaustivité des données liées aux contrats, c’est-à-dire les documents, mais aussi les événements et les informations qui composent les contrats. Il s’agit de décomposer les contrats pour exploiter les informations au bon niveau de granularité : liste d’exigences, engagements, délais, suivi des modifications…
Ainsi, la gestion des contrats tout comme l’Environnement de Données Commun intègrent certains concepts de GED (Gestion Electronique de Documents) : workflow, gestion de documents, versions… Toutefois, les solutions de Contract Management sont centrées autour des contrats et ses workflows sont spécialisés selon des standards contractuels comme NEC (New Engineering Contract), FIDIC (Fédération Internationale des Ingénieurs Conseils )…
La comparaison entre EDC et Contract Management en synthèse
L’Environnement de Données Commun en synthèse :
- Est centré sur les projets et les documents
- Est utilisé pour :
- Gérer les processus techniques
- Examiner et conserver les documents
- Discuter, maintenir, partager les idées
- Maintient les révisions et les statuts
- Entrées : toute étape du cycle de vie du projet
- Sorties : Documents contrôlés
- Est de nature générique et très flexible
- Ses workflows sont diversifiés, font quelques références inter-documents, mais sont en grande partie mutuellement exclusifs
- Sa gouvernance est basée sur les documents, les utilisateurs et les rôles
Le Contract Management en synthèse :
- Est centré sur les contrats et les événements
- Est utilisé pour :
- Gérer les processus techniques
- Examiner et conserver les documents
- Discuter, maintenir, partager les idées
- Maintient les données contractuelles, le suivi des avenants et les procédures
- Entrées : obligations et devoirs post-contractuels
- Sorties : avis contractuels, avenants, suivi des risques
- Ses workflows sont interdépendants et conditionnels, sophistiqués et procéduraux
- Sa gouvernance est basée sur les parties prenantes, les utilisateurs et les rôles
Interconnecter Contract Management et EDC participe à la "construction intelligence"
Les deux solutions apportent des angles de vue distincts sur le projet. Si elles sont différentes, ce sont pourtant des facettes complémentaires. Lier ces différentes visions du projet, et donc ces deux solutions, participe directement à apporter une dimension supplémentaire dans le pilotage et l’exploitation intelligente des informations.
Un exemple qui illustre cette interconnexion : un document projet est un livrable du contrat. Si le livrable attendu est défini contractuellement dans la solution de Contract Management, le document va vivre sa propre vie indépendamment dans l’EDC.
Ainsi le Contract Management va définir les engagements et la liste des livrables notamment, et donc la liste prévisionnelle qui sera chargée dans l’EDC. Les documents définis dans la liste prévisionnelle vont évoluer au sein de l’Environnement de Données Commun : toutes les étapes pour arriver à la réalisation du contenu de la liste prévisionnelle sont indépendantes de la gestion du contrat. La solution de Contract Management se focalise sur les résultats attendus et le suivi des délais.
Les informations ne transitent pas que dans un sens : en cours de projets, les documents et les plans vont subir des modifications qui auront une influence sur le contrat.
Les décisions de modifications liées à la conception et au chantier peuvent avoir un impact au niveau contractuel et entrainer un avenant par exemple. Typiquement, un « change » ou une modification, c’est-à-dire un avenant au contrat, qui définit le changement par rapport au contrat initial sur lequel les deux parties se sont accordées, est entre ces deux mondes ! La traçabilité de ces changes doit être garantie, en cours de projet, mais aussi a posteriori.
De nombreuses informations ont donc intérêt à circuler en temps réel entre les deux solutions : délais et dates prévues, modifications, jalons contractuels, dates de livraison réelles, avenants… Sans intégration entre ces deux facettes, les responsables devraient construire eux-mêmes les liens via Excel ou d’autres solutions palliatives. Cela engendrerait nécessairement des risques d’erreurs et des délais sur un sujet de première importance !
C’est pour cela que thinkproject offre une gamme de solutions intégrées qui comprend, entre autres tpCDE, un Environnement de Données Commun, et CEMAR, une solution de Contract Management. Véritable guichet unique, le portfolio thinkproject permet ainsi de couvrir tous les besoins liés à la gestion de l’information dans les projets d’ingénierie et de construction.
La construction intelligence ne repose pas uniquement sur une somme d’outils !
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