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Gestion des tâches lors d’un projet de construction : quels outils ?

La gestion des tâches dans les projets de construction : un fort besoin de standardisation et de pilotage

La bonne allocation des ressources et la planification sont des éléments cruciaux pour l’industrie du BTP. Afin de réduire les délais de livraison et d’améliorer l’enchaînement des tâches au sein des projets de construction, une approche structurée et pilotée est nécessaire. S’appuyant sur l’Environnement de Données Commun, Conclude CDE et son application de gestion des tâches permettent d’orchestrer l’action de chaque intervenant tout en exploitant une information complète et utile.

Les tâches dans le BTP ont de nombreuses sources et impliquent de multiples intervenants
Au sein des projets de construction, les multiples intervenants ont des rôles variés et les tâches proviennent de nombreuses sources. Ces tâches peuvent être de différentes natures :

  • Planifiées à l’avance et suivant un processus défini
  • Ajoutées via les modules collaboratifs qui exploitent le BIM Collaboration Format (BCF)
  • Additionnelles, qui découlent des premières ou s’imposent lors de points projet.

Les tâches permettent de décomposer chaque mission ou projet en objectifs simples, pouvant être mis en œuvre efficacement sur le terrain. La complexité est pourtant plus grande qu’il n’y paraît, puisque le bon enchaînement des tâches est déterminant pour éviter les points de blocage ou les latences pouvant considérablement retarder un projet.

De plus, l’accomplissement d’une tâche mobilise collaborateurs et ressources. Le respect des délais et conditions impartis est impératif pour que ces ressources soient à nouveau disponibles lorsque cela sera nécessaire.

Afin de répondre à la fois aux objectifs stratégiques et opérationnels, la gestion des tâches doit donc faire l’objet d’une véritable orchestration via un outil de planification des tâches. Celui-ci permet de transformer l’ensemble des tâches en un flux d’actions maîtrisées et logiques.

Gérer intelligemment les tâches de tous les acteurs du projet

La dimension de certains projets impose généralement un suivi quotidien des tâches à réaliser. Pour faciliter ce suivi fréquent et les revues de projet, les performances et l’accomplissement doivent être consolidés et aisément accessibles. Il est alors important de disposer d’une interface claire et synthétique. Grâce à la modélisation des workflows du projet, les enchaînements de tâches y sont visibles et compréhensibles.

Afin d’orchestrer plus efficacement les tâches, un point essentiel est de disposer d’une vue complète des conditions de réalisation. Intervenant en charge de la mission, date limite, niveau d’avancement à tout moment : le tableau de bord doit proposer une photographie instantanée et complète de la situation.

A cette vue doivent impérativement s’ajouter des fonctions de suivi dynamiques, constituées de notifications et de statuts. Celles-ci permettent à chaque intervenant d’avancer en gardant à l’esprit ses objectifs, et d’être soutenu dans leur réalisation.

Deux besoins essentiels dominent pour une orchestration efficace des tâches

  • La centralisation : le succès des projets BTP est souvent soumis à une coordination parfaite des intervenants. Les maîtres d’œuvre et autres décideurs doivent disposer d’un outil central permettant de prendre de la hauteur sur l’ensemble du projet, mais aussi d’adopter rapidement une vision opérationnelle.
  • La mobilité : Les actions se réalisent avant tout sur le chantier. Pour les intervenants opérationnels, la mobilité est une nécessité : la réalisation des tâches doit pouvoir être actualisée ou validée depuis les sites de construction, via une application mobile. La saisie rapide et la bonne prise en compte des diverses pratiques métier sont essentielles.

L’outil de planification des tâches de Thinkproject, au service de l’anticipation et de l’efficacité

Le suivi de la réalisation des tâches fait appel à un certain nombre de bonnes pratiques qui garantissent une mise en œuvre dans les délais impartis :

  • Consigner les tâches dans un espace collaboratif, qui permettra à chacun d’enrichir, actualiser et faire avancer les tâches
  • Assigner et marquer les tâches en fonction de leur niveau de priorité, des personnes en charge, etc.
  • Mettre en place une double vérification : notification de leurs tâches aux intervenants et validation par ceux-ci de la réalisation
  • Centraliser la tâche elle-même, ainsi que tous les éléments pouvant aider à sa réalisation (notamment la documentation technique)

Le module de gestion des tâches de l’outil Conclude CDE de Thinkproject adopte cette approche collaborative de la gestion des tâches sur les projets de construction. Les opérations se font en parfaite cohérence avec les workflows métier, et peuvent aussi bien être analysées individuellement qu’au sein d’un processus plus global, ou encore d’un projet entier.

L’automatisation apportée par la solution soutient les décideurs en orchestrant pour eux une partie des actions. Aux fonctions classiques de notifications et d’alertes s’ajoutent des processus de validation facilités et une gestion du changement plus intuitive.

Le module répond également à un besoin d’anticipation. Alertes prédictives et prévision des risques permettent de mieux piloter les tâches et d’agir rapidement sur les points de blocage.

L’application de gestion des tâches de solution Conclude CDE s’inscrit au sein de la plateforme de Business Intelligence de Thinkproject. Celle-ci consolide toute l’information des projets de construction, sous toutes ces facettes : technique, contractuelle, financière…

S’appuyant sur l’Environnement de Données Commun, Conclude CDE permet de faire appel aux données de projet pour la réalisation de n’importe quelle tâche et d’actualiser ces données au fil des réalisations. Le pilotage et l’opérationnel bénéficient ainsi d’une parfaite adhérence avec le système d’information de l’entreprise.

Outre les fonctions de gestion des tâches, le périmètre très complet de l’outil inclut également des calendriers, reportings, processus d’approbation de factures et prévisions budgétaires.

Ainsi, la gestion des tâches est toujours menée en lien avec les impératifs métier et l’ensemble des informations du projet de construction !

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