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Projection financière et contrôle des coûts

Anticipation et maitrise de la dimension budgétaire des projets de construction

Avec l’envolée des coûts sur les projets de construction, le respect des budgets est devenu un enjeu stratégique, mais aussi un défi de terrain. La projection financière, garante de faisabilité et soutien à la décision, est l’un des outils majeurs des intervenants tels que les chefs de chantier.

En effet, le cadre financier prévu au départ évolue très souvent au cours d’un même projet. De la conception du bâtiment à sa livraison, les aléas et opérations non planifiées compliquent le respect du budget.

Le surcoût des projets de construction peut cependant être anticipé et partiellement maîtrisé en faisant les bons choix à temps. Une condition à cela : utiliser les outils adaptés.

Grâce à la mise en commun des visions technique et métier, la projection financière permet de consolider et d’exploiter les datas du projet au service du respect des budgets.

Ce que la projection financière apporte aux acteurs du BTP

Plusieurs raisons justifient le recours à des outils prévisionnels. En effet, les opérations quotidiennes du chantier et leur bon pilotage requièrent :

Une consolidation de l’information
On accorde ainsi les systèmes et modèles de coût de tous les métiers. La consolidation sert également à unifier l’information entre projets et à mieux prendre en compte les interdépendances.

Une anticipation des risques
Celle-ci permet de mieux prendre en compte les opérations non prévues et d’en évaluer l’impact sur le budget et les délais.

Une planification de cash-flow
L’anticipation des besoins en liquidités garantit au chantier de ne jamais être à l’arrêt en raison de fonds insuffisants.

Une semi-automatisation des process de validation financière
Recherche de factures, suivi des opérations financières et de leur avancement : l’automatisation d’une partie des démarches accélère la réalisation du projet.

Une transmission électronique des documents
La transmission électronique élimine les risques d’erreur ou de perte, facilite la communication et offre une meilleure protection de la confidentialité et de l’intégrité des documents.

Une analyse transparente des opérations
L’analyse permet d’anticiper l’évolution des budgets et fournit des tendances pour le futur proche. Un tableau de bord personnalisable rend la donnée accessible à tous, garantissant ainsi un suivi quotidien adapté aux pratiques métier.

L’objectif de ces actions
Faciliter la communication entre intervenants, améliorer la compréhension du contexte et guider les prises de décision. La tâche est cependant compliquée par la diversité de métiers au sein des projets de construction.

 

L’unification entre les référentiels métiers est ce qui permet de fiabiliser l’information et de la rendre exhaustive. Elle améliore ainsi la qualité de la projection. C’est pourquoi l’Environnement de Données Commun. qui rassemble toutes les informations liées à un projet, représente une base très utile pour améliorer la maîtrise et la prévision des coûts. L’EDC permet d’obtenir l’information depuis une source unique, de garantir la traçabilité des documents échangés — notamment financiers — mais aussi de disposer d’une base déjà conforme aux réglementations et aux prérequis d’audit.

Mieux garantir le contrôle des coûts au quotidien

Outre l’analyse et la planification, des opérations simples permettent de mieux maîtriser ses coûts. Le suivi budgétaire s’effectue également au quotidien à l’aide de bonnes pratiques à mettre en œuvre au niveau opérationnel.

Dès les prémices du projet, l’estimation des coûts doit se faire de manière aussi documentée que possible. Bien que soumis à des incertitudes, le budget initial gagne à être estimé précisément et oriente mieux les premiers choix.

Le suivi du budget doit se faire au quotidien, en mettant en parallèle les actions réalisées et leur coût. Ce rapprochement permet une meilleure maîtrise du planning et une connaissance exacte des avancées.

Ce besoin de suivi fréquent s’explique aisément : pour être réaliste, la projection financière nécessite d’être en permanence alignée avec la réalité du terrain ! Une réalité qui évolue vite et souvent, et requiert donc des ajustements constants.

La méthodologie d’estimation quotidienne des coûts permet de disposer, à chaque instant, d’une valeur de référence fiable. Ainsi, au moment de la livraison, les écarts et imprévus sont considérablement réduits.

Comment notre module de contrôle du budget répond-il aux besoins des acteurs de la construction ?

Pour bien soutenir les projets de construction, les fonctionnalités de projection financière et de contrôle des coûts devraient inclure :

Analyse de budget actuelle et prévision budgétaire

  • L’analyse présente les budgets sous les angles technique, contractuel et commercial
  • La planification et la gestion des risques permettent d’anticiper chaque étape des projets et de mieux absorber les coûts imprévus
  • Le tableau de bord offre à la fois un suivi très opérationnel (notamment celui des factures) et une prise de recul sur l’orientation prise par le projet

Validation des factures

  • Les factures peuvent être traitées rapidement grâce à des workflows de validation automatisés
  • Les opérations financières sont réglées dans les délais impartis
  • Il est possible de connaître à tout moment le statut des factures, et donc la réalité financière du projet à l’instant T.

Gestion du changement

  • Les opérations supplémentaires ou imprévues sont facilement intégrables au projet
  • La saisie est accompagnée et des modèles de processus de décision facilitent la prise en compte des nouveaux événements
  • Les opérations supplémentaires sont automatiquement transférées via le module de contrôle du budget pour un calcul automatique des risques

 

Gestion des offres

  • L’interface permet de prendre connaissance du statut des offres et de leur évaluation
  • Les offres sont mieux préparées, notamment en vue des audits
  • Le module traite les offres tout au long de leur durée de vie, de leur création à leur expiration

Reporting multi-projets

  • Il permet de mieux appréhender les projets multiples et leurs intervenants
  • Avec l’intégration des données de chaque intervenant, l’information est consolidée et offre plusieurs niveaux de lecture
  • Le reporting flexible et paramétrable s’adapte à la fois à la vision des décideurs, des maîtres d’œuvre, des partenaires et des fournisseurs

En agrégeant l’information concernant tous les aspects du projet, notre module dédié au contrôle des coûts facilite le rapprochement entre opérations et coûts. La centralisation dans une interface unique permet d’adopter une vision d’ensemble et de mieux prendre en compte les variations potentielles de chaque projet.

Mais pour délivrer toute son efficacité, cette solution doit impérativement s’appuyer sur un Environnement de Données Commun : grâce à la précision des informations renseignées dans l’EDC, les opérations liées aux coûts gagnent elles aussi en qualité et participent à une projection budgétaire fidèle à la réalité.

Avec le module TP CONTROL, Thinkproject répond à ce besoin de projection financière toujours actualisée. tpControl peut faire partie intégrante d’un de ses CDE tel que CONCLUDE CDE, plateforme intégrée de gestion de projet qui unifie ainsi les visions technique et commerciale.

L’aspect collaboratif et modulaire de CONCLUDE CDE permet de consolider des visions métiers différentes pour aligner les actions avec les objectifs de budget du projet. Grâce à ses EDCs, thinkproject vous permet de structurer votre projet, quelle qu’en soit la phase ou la complexité.

Grâce à des fonctions pensées spécifiquement pour les acteurs de la construction, il est plus simple de mettre en place un suivi quotidien, garant du respect des coûts pour tous les intervenants.

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