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Les enjeux logiciels autour de la gestion des appels d’offres
Avec les exigences croissantes touchant au secteur du BTP, les défis se multiplient pour les entreprises organisant des appels d’offres.
Les points d’attention sont toujours plus nombreux. Au respect des normes, exigences de sécurité et contraintes environnementales s’ajoutent désormais des défis de numérisation des bâtiments, des délais limités et un grand nombre de prestataires avec lesquels il est nécessaire de communiquer vite et bien.
Etant donné la richesse des projets de construction, il est également nécessaire d’assurer la continuité de la donnée à chaque étape. Multiple et de formats très variés, l’information doit garder son intégrité et être tracée pour être véritablement utile, de l’appel d’offres à l’exploitation du bâtiment.
La gestion des appels d’offres devient donc un véritable défi mobilisant durablement les équipes et imposant un suivi de grande ampleur.
Les enjeux de la gestion des appels d’offres sont notamment :
- La mise en place une communication suivie et cohérente avec chaque soumissionnaire
- La rationalisation des ressources et la mutualisation d’une partie des communications
- La limitation des coûts matériels (affranchissement, papier…) et du temps investi par les collaborateurs
- L’évaluation des contributions de manière claire et complète
- La gestion simultanée de plusieurs appels d’offres
- Le respect des échéances et la création d’une vue globale des contributions
Les fonctionnalités du module Thinkproject de gestion des appels d’offres
Le module Thinkproject dédié à la gestion des appels d’offres vise à accélérer la communication avec les nombreux soumissionnaires et à offrir une visibilité maximale sur toutes les contributions.
Pour cela, l’outil inclut :
- Une interface personnalisée qui facilite l’évaluation des offres : le module permet de répondre avec certitude à toutes les exigences grâce à la personnalisation des options d’évaluation. Les rapports sur les contributions apportent quant à eux une vision complète qui facilite la prise de décision
- Une communication plus unifiée avec les soumissionnaires : le principe contraignant de connexion disparaît, remplacé par des formulaires qui structurent les offres. Les documents liés à l’appel d’offres peuvent être envoyés en une fois à de multiples destinataires pour plus d’efficacité.
- Une connectivité du module avec les outils déjà en place : l’ERP en premier lieu, mais aussi tout système de gestion des soumissions ou de suivi des partenaires du projet. Ceci permet d’assurer la continuité de l’information diffusée parmi les intervenants, tout en gardant la main sur les échanges.
La souplesse du module de gestion des appels d’offres permet également de faire face aux changements parfois rapides des conditions du projet et de fournir tous les éléments aux soumissionnaires en temps et en heure.
Bénéficiez d’un espace de travail intégré dans son Environnement de Données Commun pour une gestion 360°
Afin d’être pleinement efficace, le module de gestion des appels d’offres doit s’inscrire dans un espace de travail complet, lequel comprend notamment la gestion du projet et des tâches, le suivi des coûts et la gestion des contrats le calendrier, les changements…
Ces briques applicatives complémentaires peuvent s’intégrer au sein de l’Environnement de Données Commun (EDC) qui offre ainsi une continuité de la donnée durant toutes les phases du projet.
Cette interopérabilité entre les modules permet de gérer ses appels d’offre avec l’information la plus complète et actuelle, et de maîtriser les étapes qui font suite au choix des partenaires. La transmission des données permet une gestion des contrats sécurisée et fiable, et donc un socle solide pour la réalisation des projets de construction.
D’autre part, l’EDC apporte une vision de chaque projet à 360°, précieuse pour répondre à tous les enjeux tout en maîtrisant le temps imparti. Cette vision est d’autant plus importante que les données proviennent de sources multiples et interagissent en permanence.
Le processus d’appel d’offres se fait ainsi en prenant en compte les intervenants, les prérequis et les changements, sans oubli et avec une communication de qualité.
Vous souhaitez découvrir les apports de l’EDC Thinkproject et de son module de gestion des appels d’offres ? Contactez-nous