Veränderung ist eine Chance

Um Modelle, Pläne und Dokumente zu digitalisieren und zu vereinheitlichen, setzte Bauwens auf Thinkproject, um die Effizienz intern und extern zu steigern. 

Einheitliche Prozesse – mit Thinkproject

Projekt

Das Familienunternehmen Bauwens mit fast 150-jähriger Tradition versteht Veränderung seit jeher als Chance. Bauwens unterstützt Hochbauprojekte in den Bereichen Büro, Einzelhandel, Hotel und Wohnen. Etwas mehr als 50 % der Projekte stammen aus eigener Entwicklung, die übrigen Aufträge erhält das Unternehmen vom freien Markt.

Bauwens unterscheidet sich in vielerlei Hinsicht von einem klassischen mittelständischen Baudienstleister: „Wir sehen die digitale Transformation als epochale Chance für eine nachhaltige positive Veränderung. In den Fokus unserer strategischen Unternehmensentwicklung stellen wir daher die intensive Auseinandersetzung mit unserer eigenen Unternehmenskultur und den kontinuierlichen Ausbau unserer fachlichen Expertise“, hebt Holger Siebel hervor, Leiter der Architekturabteilung. 

  • „Es gibt immer wieder Mängel, die sofort sichtbar sind und die schnell behoben werden können, bevor sie zu kostspieligen Auswirkungen führen. Man muss sie nur frühzeitig erkennen und dokumentieren.“
    Holger Siebel
    Leiter der Architekturabteilung
  • „Die Berater von Thinkproject haben unsere Bedürfnisse verstanden, und es ist uns gemeinsam gelungen, Software und Prozesse gut zu verknüpfen. Bei rund 40 Projekten, die gleichzeitig gesteuert werden, ist das ein unverzichtbarer Aspekt. Angesichts all der herausfordernden Digitalisierungsfragen stärkt es das Gefühl von Sicherheit, dass Thinkproject stets zuverlässig funktioniert.“
    Holger Siebel
    Leiter der Architekturabteilung
Digitalisierung – in Motor für den Wandel

Herausforderung

Bauwens begreift Digitalisierung als Motor für positive Veränderung. Es geht darum, Projekte transparent zu steuern und dadurch Abläufe möglichst reibungslos zu gestalten. Der Ausgangspunkt für jede Transparenz ist ein gut durchdachter Prozess sowie ein intelligentes Datenmanagement. 

Bauwens diskutiert bereits seit längerer Zeit über eine bessere Transparenz: Wie können aktuelle Pläne und Dokumente rechtzeitig an interne und externe Projektbeteiligte weitergegeben werden? Wie lassen sich Informationen im Web so ablegen, dass alle Berechtigten sicher darauf zugreifen können?  

Dabei lag es auch auf der Hand, dass Software allein nicht die Lösung ist. Denn selbst der beste digitale Projektraum sorgt nicht für die gewünschte Transparenz, wenn für interne Prozesse und Bezeichnungen kein präzises Regelwerk gilt. Wenn diese Regeln nicht eingehalten werden, wird die Software überflüssig. 

Bauwens benötigte somit nicht nur eine Softwarelösung, sondern auch Unterstützung beim Onboarding und bei der Einbindung der Projektteams, um das volle Potenzial der Lösung auszuschöpfen. 

Auf der Suche nach der besten Lösung für ihre Anforderungen verschafften sie sich einen Überblick über die derzeit verfügbare Software. Alle Lösungen wiesen Vor- und Nachteile auf, und schließlich entschied sich Bauwens für den Marktführer Thinkproject. 

Veränderung gehört zum Leben dazu

Lösung

Um sich vollständig an die neue Software anzupassen, entwickelte Bauwens eine Nomenklatur für Dateinamen: 36 Zeichen, die eine Fülle von Informationen über das Projekt enthalten – Dokumentart, Dateiinhalt, Version usw., die in ihrer Lösung für das Document & Communication Management (FORMS & PROCESSES) verwendet werden. 

Damit alle Nutzer die gemeinsame Sprache verwenden, müssen sie sie verstehen und als sinnvoll anerkennen. Deshalb wurde mit Bauwens-Mitarbeitern ein spezielles Schulungskonzept, das Centre of Excellence, entwickelt, in dem Workshops von dem Thinkproject-Team durchgeführt wurden, um die reibungslose Einführung der Software im gesamten Unternehmen zu gewährleisten. Dadurch kann sich nun jeder, der neu in Bauwens-Projekte einsteigt, problemlos einarbeiten.

Effiziente Prozesse sind entscheidend für den Erfolg des gesamten Projekts. Bauwens verlangte, dass die Planungs-, Dokumentations- und Fehlerprozesse für alle Projekte standardisiert werden. Thinkproject sorgte für Einheitlichkeit, steigerte die Qualität der Daten und trug somit zur Benutzerfreundlichkeit bei. Dadurch konnte der Schulungsaufwand erheblich reduziert werden.

Jedes Projekt von Bauwens weist einzigartige Anforderungen auf. Damit die gemeinsame Sprache effektiv bleibt, steht Thinkproject in einem engen Austausch mit Bauwens. „Wir setzen uns alle drei bis sechs Monate zusammen und prüfen, ob alles weiterhin wie gewünscht funktioniert. Für die Aspekte, die nicht oder nicht mehr stimmen, müssen wir neue Lösungen finden“, erklärt Holger Siebel.

Bereits vor der Zusammenarbeit mit Thinkproject wurden bei Bauwens bewährte Prozesslandkarten erstellt – eine für mittelständische Unternehmen eher ungewöhnliche Praxis. Auf dieser Landkarte ist das Anlegen eines digitalen Projektraums ein wichtiger Meilenstein. Dank dieses zusätzlichen Schritts ist die Einrichtung des Projektraums heute eine Selbstverständlichkeit.

Neben dem Plan-, Dokumenten- und Modellmanagement greift Bauwens bei allen Bauprojekten von Anfang an auf ein Mängelmanagement zurück, das durch die mobile App von Thinkproject weiter vereinfacht wird. Dadurch können Mängel auch ohne Internetverbindung auf der Baustelle erkannt und erfasst werden und werden automatisch synchronisiert, sobald das Gerät wieder Zugang zum Netz hat.

Entwicklung und Unterstützung

Ergebnis

In wöchentlichen Meetings mit Thinkproject werden heute bei Bauwens neue Projekte und Supportaufgaben koordiniert. Das schafft Stabilität und Sicherheit.

Die schlanken Prozesse schaffen eine moderne, technologieorientierte Umgebung, die die Zufriedenheit der Projektteilnehmer steigert.

Die Digitalisierung bei Bauwens geht außerdem noch weiter: In den nächsten Projekten geht es um die Arbeit mit digitalen Gebäudemodellen, um Koordination und Kollaboration, um Viewer und viele weitere Aspekte, die vereinheitlicht und verschlankt werden sollen. Auch dabei wird Thinkproject das Unternehmen tatkräftig unterstützen.

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