Die betrieblichen Anforderungen wurden umgestaltet, um das Vertragsmodell an das Enterprise Resource Planning-System des Rates anzupassen, damit Prozesse und Ressourcen besser verwaltet und automatisiert werden können. Außerdem wurde das Liefermodell für Straßeninstandhaltungsverträge umstrukturiert, um Konsistenz, Datenqualität und Standardisierung in einem einzigen Arbeitsmodell zu gewährleisten.

Ein neuer Fokus für den Rat führte zu einem neu gestärkten Wertesystem, das den Weg vorgibt.

Proaktivität | Eigentumsverhältnisse | Zusammenarbeit | Lieferung und Qualität | Kundenorientiertheit | Daten-Intelligenz

Operative Leistung

Für alle zyklischen Aktivitäten, die von den Auftragnehmern durchgeführt werden, müssen Messgrößen für die operative Leistung festgelegt werden, wobei der Rat finanzielle Risikosanktionen für den Fall einführt, dass die Leistungsmessgrößen nicht erfüllt werden. Vor-Ort-Audits mussten von papiergestützten Inspektionen auf die Thinkproject Asset Management-Lösung umgestellt werden, um den Aufwand zu verringern und deutlich größere Audit-Stichproben zu ermöglichen. Es sollten Desktop-Audits eingeführt werden, um die Reaktionszeiten und die Verwendung von GPS-Daten für bestimmte qualitätsbezogene Aufgaben wie Netzabdeckung und Geschwindigkeit zu überwachen.

Daten 360⁰

Zu dieser Zeit hatte Thinkproject mit der Migration des Asset Management Citrix auf die neue Asset Management HTML-Plattform begonnen, was das Umlernen von Verhaltensweisen erforderte. Der Rat sah die Notwendigkeit, eine regionale Asset-Management-Benutzergruppe für die Straßenkontrollbehörden und ihre Auftragnehmer zu entwickeln, um eine einheitliche Richtung und eine Feedbackschleife zu schaffen und die Gruppe zur Unterstützung der Migration auf HTML zu nutzen.

Größere Veränderungen erforderten die Einbeziehung aller Beteiligten

Die Überarbeitung der Arbeitsabläufe durch den Rat erforderte das volle Engagement des Personals, der Auftragnehmer und der Lieferanten, um den Erfolg zu gewährleisten, sowie einen intuitiven Ansatz für das Änderungsmanagement.

Zusammenarbeit, Integration, Klarheit

Die Einführung eines Risikomanagementmodells, neue End-to-End-Prozesse zur Unterstützung des Workflow-Managements, ein Data Warehouse für die Berichterstattung und die Umstellung auf Microsoft Power BI waren nur einige der vielen wichtigen Ergebnisse. Die Einbeziehung der Interessengruppen, die Zusammenarbeit, der Wissensaustausch und die Schulung waren für das Projekt von zentraler Bedeutung.

Robuste Leistungsrahmen wurden implementiert und durch Audits mit dem Inspektionsmodul mit allen zyklischen Aktivitäten und der Berichterstattung über Schlüsselmaßnahmen und Reaktionszeiten über das Data Warehouse unterstützt.

Die Fähigkeit von Thinkproject, die Asset Management-Funktionalität in das Unternehmenssystem SAP zu integrieren, spielte eine Schlüsselrolle bei der Ermöglichung einer transparenten Berichterstattung für eine erhöhte Finanzierung im gesamten Rat, unterstützt durch die Nutzung des Budgetmoduls für die Budgetierung und Nachverfolgung.

Unsere einzige Quelle der Wahrheit

Es wurden Arbeitsabläufe eingeführt, um Kostenvoranschläge zu genehmigen, bevor sie in das Arbeitsprogramm aufgenommen werden, um Änderungen von Befugnissen und Kontrollen zu genehmigen und um eine strukturierte Programmierung zu erstellen. All dies ermöglichte es dem Rat, Aufträge zusammenzufassen und zu priorisieren, um die Kundenzufriedenheit zu erreichen.

Ein standortbezogenes Fehlerfeld wurde auf der Plattform eingeführt, um ein weiteres Verfahren für die Priorisierung von Aufträgen sowie die Möglichkeit der automatischen Reklamation zu bieten, wodurch die Prozesse sowohl vor Ort als auch im Büro weiter rationalisiert werden.

Die Änderungen des Rates ermöglichten ein besseres Verständnis der blinden Flecken und Lücken in den Daten. Die neuen Vertragsanforderungen verstärken und verankern die Nutzung von Thinkproject Asset Management als eine einzige Quelle der Wahrheit für alle Beteiligten.

“Thinkproject hat uns während der gesamten Zeit sehr gut unterstützt, um sicherzustellen, dass die Asset Management-Funktionalität so funktioniert, wie wir sie brauchen. Die Benutzerfreundlichkeit der neuen Asset-Management-HTML-Plattform wird kontinuierlich verbessert.”

Der Rat hat durch diese Entwicklungen und seinen Ansatz für das Change Management unschätzbare Vorteile und bessere Geschäftsergebnisse erzielt. Es wurden nachweislich Verbesserungen erzielt in: Reaktionszeiten, Ebenen der Dienstleistung, Qualität und Kosten zum Nutzen aller Beteiligten.

Leistung

Im Hinblick auf die Leistung des Auftragnehmers war es von entscheidender Bedeutung, dass die Ergebnisse und der Wert der pauschalen Wartungsarbeiten gewährleistet sind, und dass es praktikabel ist, alle Arbeiten im selben Bereich zu sehen.

Für den Rat bedeutet das Vorhandensein interner Standards für alle Verträge, die eine konsistente Abstimmung und Analyse ermöglichen, dass die Programmabwicklung von weniger als 30 % abgeschlossener Arbeiten pro Monat auf mehr als 90 % abgeschlossene Arbeiten pro Monat erheblich verbessert werden konnte.

Das Budget ist nicht mehr das Ziel für die Durchführung der Arbeiten, sondern die Arbeiten müssen nun innerhalb des Budgets durchgeführt werden.

Der Rat prüft systematisch die Qualität geplanter und reaktiver Arbeiten, um das akzeptable Niveau zu erreichen und zu bestätigen, wobei die Qualität anerkannt wird.

Thinkproject Asset Management bietet dem Rat einen ganzheitlichen Überblick, ein System, das sich leichter integrieren lässt, und ein System, das das Lernen und eine bessere Effizienz im Feld unterstützt.

Die Ergebnisse des Projekts und der Lösung haben die Informationen, die dem Rat, seinen Kunden und der Öffentlichkeit über den Arbeitsfortschritt zur Verfügung gestellt werden, verbessert und die Integration des Wartungsvertrags mit den georäumlichen Berichts- und Analysesystemen des Rates verbessert. Darüber hinaus hat sich die räumliche Transparenz für die Mitarbeiter des Rates in Bezug auf die Aktivitäten und Ausgaben der Assets sowie die Datenqualität verbessert, um ein besseres Benchmarking und Vergleiche zwischen Verträgen zu ermöglichen. Durch die Integration von SAP und der Plattform werden monatlich 6.000 Defekte und damit verbundene Ansprüche verwaltet, wobei die SAP-Bestellnummern zu Prüfungs- und Compliance-Zwecken aufgezeichnet werden.

Der Rat schafftes jetzt, dass jeden Monat über 90 % der Arbeiten inspiziert, geschätzt und in das Arbeitsprogramm aufgenommen werden und dass über 90 % der Arbeiten im Arbeitsprogramm jeden Monat abgeschlossen werden. Ein weitaus besseres Ergebnis im Vergleich zur Situation vor der Überprüfung.

Durch die Nutzung des wahren Potenzials der Asset Management-Funktionalität und die Einführung eines methodischen und intuitiven Ansatzes für das Änderungsmanagement hat die Stadtverwaltung ihr Asset Management und ihre Instandhaltung im Hinblick auf mehr Leistung, Effizienz und Kundenzufriedenheit optimiert.