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Interview mit Grégoire Martin

Projektleiter für das Design-Build-Projekt CSSG GALILEO bei Spie Batignolles

Zu unserem Interview begrüßen wir Grégoire Martin, Projektleiter für das Design-Build-Projekt CSSG GALILEO bei Spie Batignolles. Wir möchten mit ihm darüber sprechen, wie er das Informationsmanagement für das Projekt organisiert.

Worum geht es beim Bauprojekt CSSG GALILEO?

Die ESID (Etablissement du Service Infrastructure de la Défense) hatte Ende 2018 den Design-Build-Maintain-Vertrag für das Sicherheitsüberwachungszentrum des europäischen Satellitenprogramms Galileo ausgeschrieben. Spie Batignolles wurde vom Verteidigungsministerium mit der Planung und dem Bau des Gebäudes beauftragt, in dem die Überwachungszentrale untergebracht werden sollte.

Es handelt sich hierbei um ein Projekt von mittlerem Umfang, das jedoch strategisch gut aufgestellt ist! Es bezieht mehrere Interessensgruppen und Unternehmen ein. Das Zentrum ist von der Nationalen Agentur für die Sicherheit von Informationssystemen (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information, ANSSI) zugelassen und mit einem TEMPEST-zertifizierten Sicherheitssystem ausgestattet.

Wie hat sich der Entwurf im Jahr 2020 vor dem Hintergrund der sich verändernden gesundheitlichen Rahmenbedingungen entwickelt?

Der Entwurf wurde wie geplant kurz vor den 1. pandemiebedingten Einschränkungen am 5. März 2020 validiert. Da die im Zusammenhang mit der Pandemie verhängten Maßnahmen unternehmensübergreifend waren, arbeiteten wir ohnehin schon weitgehend im Homeoffice, wodurch sich die Auswirkungen veränderter Arbeitsabläufe in Grenzen hielten. Zum Zeitpunkt der Umstellung auf Homeoffice mussten wir noch die Phasen APD (Entwurfsplanung) und PRO-DCE (Ausschreibung) abschließen. Nun ging die Arbeit per „Remote-Zugriff“ weiter!

Es war wichtig, dass wir den Termin einhalten, und trotz der veränderten Situation haben wir pünktlich mit dem Bau begonnen.

„Wenn man bei dieser Art von Projekten nicht effizient kommuniziert, ist es unmöglich, Fristen einzuhalten!“

Welche Anforderungen an das Informationsmanagement sind bei diesem Projekt zu beachten?

Man muss hierbei den Kontext berücksichtigen: Wir haben es mit einem Design-Build-Maintain-Projekt von mittlerem Umfang zu tun. Es gibt keinen eigens dafür zuständigen Administrator oder Document Controller für das Daten- und Dokumentenmanagement. Wir stehen also vor großen Herausforderungen, was die Anpassungsfähigkeit und Effektivität der eingesetzten Lösungen und ihre Implementierung betrifft. Es geht einerseits darum, wichtige Informationen und den Austausch mit dem Kunden zu strukturieren, andererseits aber auch darum, die Flexibilität in unserer Arbeitsweise zu erhalten.

Aus diesem Grund haben wir das Informationsmanagement mehrstufig aufgebaut.
Die erste Stufe wird zum Austausch von unstrukturierten Informationen verwendet, was in der Vorbereitungsphase hauptsächlich intern erfolgt. Wir nutzen dafür eine klassische Intranet-Lösung. In der zweiten Stufe verwenden wir eine einfache Plattform zum Austausch von Informationen über digitale Mock-Ups.

Die dritte Stufe ist die kritischste: Hier kommt die Common Data Environment von Thinkproject über die tpCDE-Plattform zur Anwendung. Die Lösung und ihre Konfiguration wurden zu Beginn des Projektes gemeinsam mit dem Kunden definiert.

Die Lösung führt alle wichtigen Informationen im Zusammenhang mit dem Projekt an einer Stelle zusammen und steuert die Abläufe für die Validierung und Verteilung. Sie bildet den Projektraum für den Austausch, die Strukturierung von Informationen und die Beständigkeit der Kodierung, was heißt, dass die Kodierung nicht jedes Mal geändert werden muss. Dort hinterlegen die Anwender ihre Dokumente. Die Projektleitung übernimmt dabei die Rolle des Genehmigers. Die Informationen werden dann an den internen Projektleiter oder Architekten zur Genehmigung weitergeleitet.

„Bei dieser Art von Projekten besteht die Herausforderung darin, die richtige Balance zwischen Formalismus und Flexibilität zu finden.“

Welches Feedback können Sie uns geben?

Wir haben von vornherein die Notwendigkeit gesehen, Effizienz und Formalismus miteinander zu verbinden. Wobei sich der Zeiger natürlich je nach Fertigstellungsgrad der Dokumente, den vertraglichen Anforderungen, der Notwendigkeit des Austauschs mit dem Kunden oder der Konsolidierung von Daten für den weiteren Verlauf des Projektes bewegt.

Im Projektzeitraum haben wir diesen Ansatz dann weiter ausgebaut, sobald sich neue Notwendigkeiten ergaben. So haben wir beispielsweise für bestimmte nicht-kritische Dokumente einen sogenannten „Sichtvermerk mit Vorbehalt“ geschaffen. Dieses Vorgehen mag zwar für eine gewisse Skepsis sorgen, der Fortschritt wird dadurch jedoch nicht blockiert: So wird vermieden, dass der Prozess immer wieder bei Null anfängt. Die tpCDE-Lösung ist individuell einstellbar und ermöglicht Anpassungen während des Projektes. Ein echter Pluspunkt!

Auch die Akzeptanz der Tools beim Auftraggeber ist ein Thema. Es reicht nicht aus, einen Zugang einzurichten. Sich über den Nutzen, die Verwertbarkeit und die Vorteile, die man daraus ziehen kann, auszutauschen und miteinander zu kommunizieren ist von äußerster Wichtigkeit. Wir dürfen nicht aus den Augen verlieren, dass das Dokumentenmanagement auch beim Vertragsmanagement und bei der Überwachung von Liefer- und Validierungsfristen eine Rolle spielt.

Diese Frage der Eigenverantwortung geht auch alle Projektbeteiligten an. So haben wir beispielsweise die Info-E-Mails weiterentwickelt, um sie intuitiver zu gestalten und die Filter zu standardisieren. Im Nachhinein empfehle ich, Benachrichtigungen und Warnhinweise von Anfang an so einzurichten, dass sie systematisch ablaufen.

Die Bereitstellung von vielen Informationen auf einmal kann schnell dazu führen, dass sich die Effizienz verringert. Dies ist eine der Herausforderungen, denen ich mich täglich stelle! Die Kodierung für das französische Verteidigungsministerium braucht Zeit, um von den Beteiligten richtig verstanden zu werden: Der Einsatz von Business-Filtern unterstützt die Anwender dabei, die passenden Denkanstöße zu bekommen.

„Es reicht nicht aus, Informationen zur Verfügung zu stellen. Der Zugang muss einfach und intuitiv gestaltet werden, um die Nutzung der Lösung zu systematisieren.“

Abschließend möchte ich darauf hinweisen, dass es wichtig ist, die Lösung zu finden und zu implementieren, die am besten zu Ihrem Projekt und zu Ihrer Baustelle passt. Bei einem Projekt mit einem Umfang von 20 Mio. € steht nicht das Gleiche auf dem Spiel wie bei einem Projekt mit einem Umfang von 500 Mio. €! Die einzuhaltenden Fristen sind die gleichen. Bei einer Baustelle für ein Projekt von mittlerem Umfang müssen die verfügbaren Ressourcen und die Anforderungen an die Reaktionsgeschwindigkeit berücksichtigt werden. Ich hatte das Gefühl, dass Thinkproject mir wirklich zugehört und meine Bedürfnisse verstanden hat.

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