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¿Qué le parece volver al origen de la gestión de proyectos? En última instancia, la «gestión de proyectos» está estrechamente asociada con el mundo de la construcción.
Se remonta al Renacimiento y a obras importantes, especialmente en Florencia, Italia, como la cúpula de la Catedral de Santa María del Fiore. A partir de 1860 todo se aceleró, con la creación del ferrocarril transcontinental en Estados Unidos.
Desde entonces, se han desarrollado procesos y métodos de gestión (método de la ruta crítica, técnica de revisión de evaluación de programas, diagramas de Gantt, etc.) y se han aplicado a muchos otros sectores. Estos han seguido evolucionando, se han vuelto más sofisticados y han ganado en agilidad para cumplir con las crecientes restricciones en términos de calidad, plazos y costes. Ahora que existen muchas herramientas para respaldar la gestión de proyectos de construcción, debería recordar algunos puntos críticos para tener éxito.
Prepare un programa de proyecto y cúmplalo
La etapa de planificación y desarrollo del programa, que ha de incluir todas las tareas, recursos, entregas e hitos del proyecto, es fundamental.
En el marco de la gestión de proyectos de construcción, contar con un programa permite asignar recursos a las diversas tareas. También hace posible controlar el avance de la obra, anticiparse a los retrasos e identificar riesgos (factores humanos, presupuestarios, materiales, tecnológicos y organizativos) para evitar que el proyecto pierda impulso o que se incremente la factura final.
Los avances tecnológicos de las últimas décadas, en particular, las posibilidades asociadas con el uso de la computación en la nube, así como la posibilidad de acceder a software de gestión de proyectos y tareas a través de navegadores web y dispositivos remotos (smartphones, ordenadores portátiles, tabletas, etc.), permiten una gestión de proyectos extremadamente colaborativa y ágil.
Con una buena herramienta de gestión de proyectos es posible asignar todas las tareas, archivar y conservar todos los documentos e historiales, y poner todos los plazos de una manera clara a disposición de las partes interesadas.
Establezca una única fuente de verdad
El programa es importante para la macro y microvisión de un proyecto, pero también es necesario poder seguir el progreso en tiempo real para tener una visión realista de las cosas en todo momento. Para lograrlo es fundamental alejarse de los modos operativos «compartimentalizados» y poner los datos a disposición de todos los actores relevantes en un único espacio común que centralice toda la información y los datos del proyecto. Idealmente, todas las herramientas, plataformas y tecnologías deberían comunicarse para que la información fluya sin problemas y sea fiable para todos.
En este sentido, el sistema de gestión de documentos de un proyecto de construcción es fundamental para controlar los plazos.
En lugar de dispersar los elementos, centralizar el flujo de información, comunicaciones y documentos dentro de un mismo espacio (entorno de datos comunes) creará una única fuente de verdad que permitirá y facilitará la determinación del progreso real de las cosas en cualquier momento.
Fomente la colaboración sin fronteras
La buena gestión de un proyecto de construcción implica coordinar con éxito a todos los agentes implicados. Por lo tanto, la colaboración debe ser fluida y eficaz.
Todos los miembros del proyecto y/o socios deben poder acceder fácilmente y sobre la marcha a las herramientas desde cualquier lugar, ya sea en las oficinas o en la obra. Los sistemas de colaboración deben ser fluidos, pero también seguros. Asimismo, se debe definir e implementar una buena gestión de los derechos de los usuarios.
Combine calidad y planificación
Como parte de la gestión de la calidad, contar con un proceso de seguimiento eficaz resuelve las disconformidades a medida que surgen y, por lo tanto, evita errores que podrían paralizar el proyecto.
En consecuencia, es importante que integre la gestión de la calidad en su proyecto con un software que la aborde y asigne tareas asociadas con la gestión de defectos en la obra, desde la misma etapa de planificación. Esto permitirá identificar y resolver cualquier problema mucho antes.
Supervise la productividad de sus equipos
Los proyectos de construcción son muy complejos e involucran a multitud de actores, así que es fundamental hacer un seguimiento de la productividad para evitar obstáculos.
Cuando el proyecto está en marcha es importante supervisar regularmente los indicadores de progreso, como la velocidad de finalización y la calidad de la ejecución. Disponer de herramientas para seguir el progreso de las tareas de campo en todo momento es clave para anticipar cualquier ajuste necesario cuanto antes y evitar retrasos o fallos en la construcción.
Además, es importante proporcionar transparencia al compartir estos indicadores con las personas involucradas a fin de que todos puedan comprender perfectamente el avance del proyecto. Es más probable que un proyecto tenga éxito si todos saben lo que se debe hacer para evitar errores o retrasos. Para una gestión de proyectos de construcción eficaz es esencial apostar por una solución que permita supervisar el rendimiento de campo y el progreso del proyecto de una manera macro y que, al mismo tiempo, ofrezca funcionalidades de gestión de proyectos y colaboración (listas de verificación de control, entorno de datos comunes, aplicaciones colaborativas, etc.).
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