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Vísteme despacio, que tengo prisa. Este sabio refrán cobra una especial importancia en el mundo de la construcción, donde los plazos suelen ser estrictos y los retrasos habituales. Pero las prisas son malas consejeras, y abordar obras sin una meticulosa planificación y un diseño previos nos hará perder tiempo y dinero.
Cuanto más tiempo invirtamos en la gestión por proyectos, menores serán los retrasos y los errores en la ejecución. Sin embargo, todavía se menosprecia su importancia en numerosas empresas del sector, que podrían disfrutar de una rentabilidad y bolsa de clientes mayor si empleasen un sistema de gestión optimizado a sus necesidades.
La importancia de gestionar bien el proyecto
Una entrega de proyectos exitosa se define como la obtención de la mayoría o de todos los objetivos en tiempo, coste y calidad. Para ello, se ha de establecer un equipo que controle los procesos y sistemas establecidos de antemano para gestionar todos los aspectos del proyecto durante todo su ciclo vital.
Este equipo tendrá claro sus objetivos en todo momento, y así podrá trabajar de la mejor forma posible: un empleado sin cometidos claros es un empleado frustrado e improductivo.
El siguiente punto es planificar incluso los retrasos que pueden darse, los posibles imprevistos e, incluso, trazar planes cuando esto ocurra. Teniendo en cuenta todos los aspectos, se realizan mejores presupuestos para los contratistas y se dan estimaciones más realistas. Siempre es mejor entregar el proyecto antes de lo estimado que seis meses más tarde.
Gestionar por proyectos en tu empresa de construcción solo tiene ventajas. Pero ¿por qué no todas las empresas operan así? La respuesta es simple: desconocimiento. Al desconocer el impacto que tendría haber planificado toda la construcción mediante proyectos desde el inicio, los empresarios tienden a pensar que dedicar varios días o semanas a planificar la gestión en lugar de comenzar a trabajar ya es una pérdida muy elevada de dinero y tiempo. Obviamente, es al revés.
El último punto es no saber qué metodología de trabajo elegir o qué software de gestión por proyecto usar, y optar por obviar que se puede y se debe trabajar empleando un método.
Metodologías de gestión para mejorar la productividad de tu negocio
Hay multitud de metodologías de gestión por proyecto, y cada empresa o cada responsable de proyecto tendrá su predilecta o la más apropiada para su equipo o tareas a realizar. No obstante, existen varias metodologías básicas y populares por las que ir empezando. Un mal método es infinitamente mejor que no emplear ninguno. Éstas son unas de las más populares:
- Metodología en cascada: el trabajo se divide en etapas. Hasta que no se acabe la primera no se da comienzo a la segunda. Es especialmente popular en la construcción, ya que no se puede ir poniendo el techo antes de tener los cimientos. Este método es idóneo cuando se tiene una visión clara de lo que debe ser el proyecto terminado, los clientes no tienen posibilidad de introducir cambios en él y no hay requisitos ambiguos. Es uno de los mejores métodos para las pequeñas y medianas obras cuyos detalles están cerrados desde el inicio.
- Metodología Agile: esta forma de trabajar, inventada por los programadores de software, en lugar de mantener la rigidez del método cascada, permite que se tomen diferentes decisiones a cada problema sin comprometer el proyecto a gran escala. La obra se divide en tareas independientes que son realizadas por equipos que congenien y sean multidisciplinares y cuenten con la autonomía suficiente para operar por su cuenta con efectividad. Esta metodología es muy popular en las grandes multinacionales.
En Agile, la división de los proyectos se realiza en hitos o tareas. Estas deberían admitir solo tres estados: pendiente, en proceso o terminado. Las tareas que hay que finalizar pronto estarán más definidas que las que abordaremos dentro de un mes o un año.
Existen multitud de adaptaciones y otras metodologías igual de aptas. La clave es que todo el equipo la adapte desde el primer segundo de la obra, y todos estén unidos. Para ello se necesita un software que lo permita: el Entorno Común de Datos (CDE).
Un buen CDE permite aplicar una metodología de gestión por proyecto óptima
El CDE permite que los equipos puedan conectarse a través de procesos y sistemas a lo largo del ciclo de vida del proyecto, y con tecnologías adicionales, como BIM, los datos del proyecto se convierten en una fuente única e infalible. Esto genera seguridad y motivación para implementar una nueva metodología sin riesgos.
Además de estar basado en la nube y ser multiplataforma, el CDE debe tener en cuenta nuestras necesidades presentes y futuras. En la guía de Thinkproject para seleccionar uno acorde a tus necesidades puedes encontrar más detalles y sugerencias.
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